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印章使用管理辦法

印章使用管理辦法(試行)
 

第一章 總 則
第一條 為維護甘肅興團路橋集團有限公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本辦法。
第二條 本辦法所指印章包括公司公章、法定代表人印章、合同專用章、公司財務專用章及中標工程項目部公章和財務專用章。
第三條 公司公章、法定代表人印章、合同專用章由公司辦公室專人負責管理和使用,財務專用章、法人財務印章由公司財務管理部專人負責管理和使用,中標工程項目部公章由項目經理部專人負責管理和使用;項目部財務專用章由該項目財務管理人員負責管理和使用。
第二章 印章的保管
第四條 公司公章、法定代表人印章、合同專用章由公司辦公室專人負責保管;財務專用章、法人財務印章由公司財務管理部專人負責保管,項目部公章由項目經理部專人負責保管,待項目完工后交至綜合辦公室保管;項目部財務專用章由該項目財務管理人員負責保管,待項目完工后交至財務管理部保管;所有印章不得擅自轉借給他人保管。
第五條 公司統一印制 “印章登記表”。印章登記表內容應包括:用印內容、用印類別、部門負責人簽字、主管領導簽字、經辦人或委托代理人簽字。
第六條 印章管理人員離職時,須辦理分管印章的移交手續后方可辦理離職手續。
第三章 印章的使用
第七條 公司各部室或個人需要使用印章,應填寫“用印登記表”,經辦人簽字,經辦部門負責人審簽后,將其與所需用印的文件一并上報公司主管領導簽批。
第八條 經主管領導審核同意后,由印章管理人員按規定用印,并在用印登記表上進行登記,用印部門經辦人或委托代理人在用印登記表上簽字。
第九條 各類印章的使用規定:
1、公司公章的使用按以下規定使用:
1)已經內部簽報審批同意的事項和文件明確規定的有關事項,由用印部門提供相關文件文號,由辦公室負責人批準。
2)出具邀請函、工作聯系函、介紹信以及其他一般性的證明類資料需用公司公章的,由經辦人填寫用印登記表,經部室負責人審核后,報主管領導批準。
3)公司員工身份證明、家庭情況證明以及涉及工資、人事、醫療、教育、婚姻、因私出境等證明的,由經辦人填寫用印登記表,經辦公室負責人審核后,報主管領導批準。
4)對外擔保、對外支付資金以及對公司信譽、經濟利益產生重大影響的,由經辦人填寫登記表,由公司主管領導審批。
2、合同章專用的使用:
有關合同如施工合同協議書、工程廉政合同、安全生產合同、物資采購合同、機械租賃合同、勞務合同等,在用印前須經公司法律顧問審核確認后,由經辦人填寫用印登記表,經部門負責人審核后報公司主管領導批準后用印。所有合同由公司主管領導簽署(或經公司主管領導同意的授權代理人簽署)后方可生效。辦公室印章管理員對公司所有合同進行編號存檔,涉及經濟的合同必須報財務部備份,沒有編號、沒有簽署人親筆簽字及未使用“合同專用章”的合同公司均不認可。
3、項目部印章只能用于業主的合同、計量、協議、報告、申請、檢查,以及與本項目施工相關勞務、租賃、材料采購等使用。項目部印章管理人員要對項目所有合同進行編號存檔,沒有編號、沒有項目經理親筆簽字的合同均不認可。
第十條 在用印逐級審核過程中被否決的,該文件予以退回。
第十一條 涉及法律等重要事項需使用印章的,須依有關規定經公司常年法律顧問審核確認后方可使用。
第十二條 財務人員依日常的權限及常規工作內容自行使用財務印章的無須經上述程序。
第十三條 印章應存放專用保險柜內保管,每次用印完畢應隨時鎖入保險柜,防止被盜用,禁止將印章置于辦公桌上或未上鎖的柜子等隨意可拿取的地方。一旦發生丟失和被竊,應立即向公司報告,并迅速采取措施追查。印章原則上不許帶出公司,確因工作需要將公司公章、財務專用章、合同專用章帶出使用的,注明使用事由,經公司主管領導批準后由專人攜帶使用。
第四章 責 任
第十四條 公司各類業務工作中嚴禁攜帶空白便函,并不得在無文字的紙上蓋用印章。
第十五條 印章專管員必須妥善保管印章,如有遺失,必須及時向公司主管領導報告。印章磨損或單位名稱變更時,應由公司主管領導同意后統一辦理重新刻制手續,并將原印章統一銷毀。
第十六條 公司員工必須嚴格依照本制度規定程序使用印章。
第十七條 違反本制度的規定,給公司造成損失的,由公司根據有關規定嚴肅處理。
第五章 附 則
第十八條 本辦法由辦公室負責解釋。
第十九條 本辦法自印發之日起執行。

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